Privacybeleid

Verwerkingsverantwoordelijke

De verantwoordelijke voor de hier beschreven verwerkingen is G&N Group BV, Graaf Joseph de Meeusstraat 6, 3090 Overijse, België, ondernemingsnummer 0834.137.246. Voor elke vraag over uw gegevens of om uw rechten uit te oefenen, schrijft u naar info@zelnest.com.

Reikwijdte en betalingen

Deze kennisgeving omvat de informatiewebsite, de proef zonder account, de toepassing en abonnementen. Wanneer betaling voor een Pack wordt aangeboden, verloopt deze via Stripe: Stripe verwerkt betaalmiddelgegevens en informatie voor de transactie en fraudepreventie; Zelnest verwerkt de facturatie-identiteit, het Pack, de periode, het bedrag, de btw, de transactie-identificatie en de status voor uitvoering van de overeenkomst, facturatie en toegangsrechten. Zelnest ontvangt niet het volledige kaartnummer. De eigen verwerking door Stripe staat in zijn privacybeleid. De functies hieronder gelden volgens uw Pack.

Wanneer u de website raadpleegt

Uw browser wisselt met de server de technische gegevens uit die nodig zijn om de gevraagde pagina's weer te geven, waaronder uw IP-adres. In de onderzochte websitecode zijn geen bezoeklog, contactformulier, bezoekersmeting of reclame vastgesteld. De website en toepassing worden gehost op een Infomaniak-VPS. Mogelijke systeem- en hostlogboeken, hun doel en bewaartermijn moeten nog worden gecontroleerd.

Wanneer u een proef zonder account start

Wanneer de proef zonder account wordt aangeboden, wordt na uw toestemming (een aan te vinken vakje) het document dat u kiest (pdf, jpg of png, binnen de grenzen vermeld in de Gebruiksvoorwaarden) naar de toepassing gestuurd en automatisch gelezen.

• Doel: het resultaat van de proef opleveren en u toelaten het terug te vinden, of een account aan te maken, zonder het document opnieuw te uploaden.
• Rechtsgrond: uw toestemming, geregistreerd met de versie van de aanvaarde tekst en het tijdstip.
• Bewaarde gegevens, versleuteld: het document, de naam ervan, het resultaat en de gekozen taal.
• Duur: ten hoogste 24 uur voor elke proef, daarna automatische verwijdering (een periodieke opschoning zorgt daarvoor, zonder garantie tot op de minuut). Als u een account aanmaakt en uw proef hervat, gaan het document en het resultaat over naar uw dossier en worden ze uit de proefruimte verwijderd.
• Uw browser bewaart alleen een analyse-identificator (zie de pagina Cookies).
• Een onomkeerbare vingerafdruk van uw IP-adres, en niet het adres zelf, beperkt het aantal proeven per dag: zij wordt 24 uur samen met de proef bewaard en in een dagelijkse teller die na ongeveer twee dagen wordt verwijderd. Rechtsgrond: het gerechtvaardigd belang van Zelnest om misbruik van de gratis proef te vermijden.
• Voor de volledige analyse wordt de gelezen tekst van het document, met gemaskeerde bankrekeningnummers, na een afzonderlijke toestemming naar de hieronder beschreven AI-aanbieder gestuurd.

Aanmaken van de account en toegang

Als u een account kunt aanmaken, geeft u een e-mailadres, een wachtwoord en uw taal op; een bevestigingslink, die 24 uur geldig is, wordt naar dat adres gestuurd en de account bestaat pas nadat u erop hebt geklikt. Voornaam en achternaam worden daarna gevraagd om de persoonlijke fiche op te slaan. Het land kan dienen voor passende steunmaatregelen, maar is niet nodig om een account te openen. Het beheer kan op uw verzoek ook een account aanmaken.

• Doel: u toegang geven tot de dienst die u vraagt. Rechtsgrond: die dienst, in het kader van de gebruiksvoorwaarden die u aanvaardt.
• Het wachtwoord wordt nooit in leesbare vorm bewaard: alleen een gezouten vingerafdruk wordt bewaard. De aanmelding steunt op een sessiecookie (zie Cookies).
• Tijdens het aanmaken bevat een aanvraag uw e-mailadres, uw naam, de taal, de vingerafdruk van het wachtwoord, de vingerafdruk van uw IP-adres (om misbruikende aanvragen te beperken) en de datum; de link vervalt na 24 uur. Aanvragen waarvan de link meer dan 7 dagen geleden is vervallen, worden bij een latere aanvaarde registratie opgeruimd; een vaste verwijderdatum is niet gegarandeerd.
• Elke account krijgt bij het aanmaken het gratis Pack.

Persoonlijke fiche

De overige gegevens van uw fiche zijn facultatief: telefoon, adres, geboortedatum, gezins- en beroepssituatie, huisvesting, opgegeven inkomsten, vennootschappen (naam, btw-nummer, zetel, vestigingen, bestuurders), handtekeningen voor communicatie. Zij dienen om uw brieven en stappen voor te bereiden en om de voorgestelde steunmaatregelen aan te passen. Zij zijn versleuteld in de database. De toepassing nodigt u uit om uw fiche elk jaar na te kijken. Rechtsgrond: uw verzoek; u kunt elk gegeven op elk moment wijzigen of intrekken. Het beheer van Zelnest kan de fiche van een account raadplegen (elke raadpleging wordt gelogd) om de gebruiker bij te staan. Zelnest vraagt het rijksregisternummer niet en bewaart het niet in deze fiche of zijn trajecten. Als een instantie het vereist, vul het rechtstreeks in op haar portaal of formulier, buiten Zelnest.

Dossiers, documenten, notities en vervaldata

U kunt documenten (pdf, afbeeldingen, Word- en Excelbestanden), notities, brieven en vervaldata toevoegen. De bestanden, hun uitgelezen tekst, hun vertalingen en hun analyses zijn versleuteld; de optische lezing en de vertaling van de documenten gebeuren op de server van Zelnest, zonder verzending naar een externe dienst. Bepaalde indelingsgegevens (titels van dossiers, bestandsnamen, dossiernotities, titels, bedragen en data van vervaldata) worden zonder versleuteling op toepassingsniveau in de database opgeslagen; de betaalgegevens en de financiële contacten zijn versleuteld. Doel: de functies leveren die u vraagt. Rechtsgrond: die dienst. Duur: tot u het element verwijdert of uw account wordt verwijderd.

Analyses, inschattingen en kansen

De analyse van een dossier leest de documenten die u hebt toegevoegd, controleert punten aan de hand van hun officiële bronnen en schat vervolgens kansen en een vertrouwensniveau in. Het resultaat wordt versleuteld samen met het dossier bewaard. Het gaat om een hulpmiddel: er wordt geen enkele beslissing die rechtsgevolgen voor u heeft uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking genomen.

Lucie en artificiële intelligentie

Verschillende functies sturen tekst naar een aanbieder van artificiële intelligentie: de vragen aan Lucie, de volledige analyse van een dossier, de voorbereiding van een brief, het lezen van een brief in uw taal, het lezen van een document dat u toestaat, en, met uw toestemming, de volledige analyse van de proef.

• Gestructureerde velden van uw fiche die naargelang de functie worden opgenomen: voornaam, berekende leeftijd, land, gewest, gemeente, postcode, situatie, gezin, beroepssituatie, huisvesting, opgegeven inkomsten, gegevens over uw vennootschappen. Gestructureerde velden die nooit worden opgenomen: familienaam, e-mailadres, telefoonnummer, rijksregisternummer, straat en bankgegevens.
• Vrije inhoud: uw vraag, de laatste berichten, de tekst van de gekozen documenten of van die van het dossier, de uitgelezen feiten, de uitwisselingen en notities van het dossier, de betrokken brief en uittreksels uit openbare officiële bronnen worden ongewijzigd verzonden. Die inhoud kan dus de hierboven uitgesloten gegevens bevatten, gezondheidsgegevens, gegevens over strafbare feiten of veroordelingen en gegevens van derden: Zelnest maskeert ze niet (alleen herkende bankrekeningnummers worden gemaskeerd in de analyse van de proef) en kan niet garanderen dat ze er niet in voorkomen. Neem alleen op wat nodig is.
• Voordat u elementen met Lucie deelt, toont de toepassing de geselecteerde gegevens en vraagt zij om een bevestiging; u kunt een bewaarde keuze intrekken. De analyse van een dossier vereist uw toestemming in de aanvraag.
• In de gecontroleerde technische configuratie gebruiken deze functies de API van OpenAI (api.openai.com) met het model gpt-6-luna. Aanroepen van de Responses API gebruiken store:false; deze instelling verwijdert geen logboeken voor misbruikbewaking. Die kunnen verzoeken en antwoorden bevatten en worden door OpenAI standaard maximaal 30 dagen bewaard, behoudens langere bewaring volgens de documentatie over gegevens. De aanbieder of het model kan veranderen: deze kennisgeving moet dan vóór gebruik van de nieuwe configuratie opnieuw worden bekeken.
• Zelnest bewaart voor elke oproep alleen de aanbieder, het model, het aantal tokens, de status en de datum, zonder de inhoud van de uitwisselingen. De gesprekken met Lucie worden versleuteld in het dossier bewaard, zonder vervaldatum, tot ze worden verwijderd.

Bijzondere gegevens en gegevens van derden in uw documenten

Zelnest ondersteunt geen medische documenten of inhoud in verband met strafbare feiten of veroordelingen; de Gebruiksvoorwaarden verbieden het uploaden ervan. Een bestand dat per ongeluk is verzonden, kan toch technisch worden gelezen voordat de aard ervan bekend is. Zelnest herkent deze gegevens niet automatisch en kan niet garanderen dat ze worden afgeschermd vóór een door u bevestigde verzending naar AI. Verwijder een per ongeluk toegevoegd bestand of neem contact met ons op. Bestanden en analyses zijn versleuteld, de toegang is beperkt tot uw account en u kunt om verwijdering vragen. Verstuur gegevens van derden alleen als u daartoe gerechtigd bent.

Noodzakelijke gegevens en gevolgen van een weigering

Om een account te openen zijn het e-mailadres, het wachtwoord, de taal en de aanvaarding van de voorwaarden nodig. Voornaam en achternaam zijn nodig om de persoonlijke fiche op te slaan; het land kan nodig zijn voor steunmaatregelen van een bepaald land. Alle andere velden zijn facultatief; zonder die velden zijn bepaalde functies (vooraf ingevulde brieven, aangepaste steunmaatregelen) minder nauwkeurig. Voor de proef is uw toestemming nodig om het document te lezen; zonder toestemming vindt de proef niet plaats. Zonder uw toestemming voor een deling met AI worden de AI-functies niet gebruikt, en blijven de indeling, de vervaldata en de lokale lezing van documenten werken. Geen enkele wettelijke of contractuele verplichting legt u op deze gegevens te verstrekken.

Gekoppelde mailbox en verzending van brieven

Een testmail vanuit het beheer van de VPS is verzonden en ontvangen, maar het verzenden van klantenbrieven is nog niet getest. Als de functie wordt geactiveerd, kunt u uw mailbox koppelen (Gmail, Microsoft of een SMTP-server, bijvoorbeeld Infomaniak of OVH). De toegangstokens of wachtwoorden zijn versleuteld en worden bij het ontkoppelen verwijderd. Volgens het gekozen kanaal kan een brief via uw gekoppelde mailbox of de ingestelde mailserver van Zelnest worden verstuurd, alleen na uw bevestiging, met de pdf en de gekozen bijlagen. In de simulatiemodus van Zelnest wordt het bericht opgeslagen zonder verzending. De verzending (bestemmeling, onderwerp, bericht) wordt versleuteld bewaard. Als u de ontvangst van antwoorden toestaat, leest Zelnest uw postvak IN in alleen-lezen, ongeveer om de 3 minuten, vanaf de datum van koppeling: alleen de berichten die overeenstemmen met een dossier (referentie van een brief, antwoord op een verstuurde brief of gekende correspondent) worden bewaard, versleuteld, met hun toegestane bijlagen; de andere worden genegeerd. U kunt ook een zoekopdracht starten in de geschiedenis van uw mailbox voor een correspondent en een periode, of .eml-bestanden importeren. Rechtsgrond: uw verzoek.

Documentenbox en antwoorden per e-mail

Wanneer dit traject beschikbaar is, kunt u met een persoonlijk adres documenten per e-mail naar uw dossier "Documentenbox" sturen: alleen de afzender met het adres van uw account wordt aanvaard, de toegestane bijlagen worden geïmporteerd en de tekst van het bericht wordt niet bewaard. De antwoorden die naar het adres van een dossier worden gestuurd, worden versleuteld bewaard; onbekende afzenders worden gedurende 30 dagen in quarantaine geplaatst.

Meldingen en herinneringen

De meldingen van de toepassing (bel) worden versleuteld bewaard. Een meldings-e-mail kan u verwittigen van een ontvangen antwoord (titel van het dossier, afzender, onderwerp, datum) en, als u dat activeert, van een herinnering aan een vervaldatum (zonder bedrag of schuldeiser). Er worden geen "push"-meldingen van de browser gebruikt. De uitgaande SMTP-verbinding van de VPS is gecontroleerd, zonder een echte verzending van deze e-mails te testen. Wanneer deze e-mails worden aangeboden, gebruiken zij het door het beheer ingestelde kanaal.

Steunmaatregelen, huisvesting, schulden en ondernemingen

Om een onderneming op te zoeken, wordt alleen het ingevoerde Belgische btw-nummer naar de VIES-dienst van de Europese Commissie gestuurd (ten hoogste tien opzoekingen per uur). De openbare officiële pagina's die voor de steunmaatregelen worden gelezen, worden opgevraagd zonder enig persoonsgegeven. De pdf-formulieren voor huisvesting worden op de server van Zelnest opgesteld en worden niet in uw plaats bij een instelling ingediend.

Hulpvragen

Als u in de toepassing naar de ondersteuning schrijft, worden uw onderwerp en uw berichten versleuteld bewaard en door het beheer gelezen, samen met uw naam en uw e-mail. Als u dat aanvinkt, wordt een beperkte samenvatting (titel, land, aantal documenten, inzet, afwijkingen en kansen) toegevoegd; er wordt geen enkele documenttekst doorgegeven.

Beheer en auditlog

Het beheer kan de accounts opsommen, de fiche van een account raadplegen en wijzigen, een wachtwoord opnieuw instellen, een account verwijderen en de dienst configureren. Via de toepassing kan het uw dossiers, documenten, brieven, e-mails, gesprekken of vervaldata niet lezen. Een auditlog registreert handelingen (geslaagde aanmeldingen, aanmaken of raadplegen van documenten, verzendingen van brieven, beheerhandelingen) met een technische identificator, zonder inhoud en zonder IP-adres; het wordt na de verwijdering van een account bewaard. Aangezien de versleutelingssleutels in handen zijn van de uitbater van de server, kan deze technisch toegang hebben tot de versleutelde gegevens; hier wordt geen bijkomende scheiding beschreven.

Ontvangers en verwerkers

De gegevens worden alleen meegedeeld aan: OpenAI (voor de AI-functies in de gecontroleerde technische configuratie); de aanbieder van de mailbox die u koppelt (Gmail, Microsoft of de SMTP-server die u opgeeft); de Europese Commissie (VIES-dienst, alleen het btw-nummer); de aanbieder van de mailserver die het beheer gebruikt voor de dienstberichten; en de host. De Infomaniak-VPS en Swiss Backup S3 worden gebruikt voor hosting en back-ups van de dienst. Een testmail vanuit het beheer van de VPS is ontvangen; de werkende contactmailbox info@zelnest.com gebruikt Infomaniak, terwijl de precieze rollen en de plaatsen van verwerking in deze kennisgeving nog niet zijn vastgesteld. Zelnest verkoopt geen persoonsgegevens en gebruikt geen reclame of bezoekersmeting.

Doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte

Het gebruik van de OpenAI-API op api.openai.com garandeert geen gegevensopslag binnen de EER; verwerking buiten de EER is mogelijk. Het addendum voor gegevensverwerking van OpenAI voorziet voor doorgiften van EER-gegevens naar dochterondernemingen of derden buiten de EER in standaardcontractbepalingen of een adequaatheidsbesluit. De toepasselijkheid van dit addendum op het Zelnest-account, de werkelijke ontvangers en verwerkingslocaties moeten voor de gebruikte configuratie worden gecontroleerd. De VIES-dienst wordt beheerd door een instelling van de Europese Unie. Een mailbox die u koppelt kan ook verwerking door zijn aanbieder meebrengen volgens diens eigen voorwaarden.

Bewaartermijnen

• Proef zonder account: ten hoogste 24 uur. Vingerafdruk van het IP-adres van de proef: 24 uur samen met de proef, dagelijkse teller ongeveer twee dagen.
• Aanvraag tot het aanmaken van een account: link 24 uur geldig; aanvragen die meer dan 7 dagen vervallen zijn, worden bij een latere aanvaarde registratie opgeruimd, zonder vaste verwijderdatum.
• Account, fiche, dossiers, documenten, notities, brieven, vervaldata, gesprekken en analyses: tot u ze verwijdert of tot de account wordt verwijderd; er bestaat geen enkele automatische vervaldatum.
• Sessies: ten hoogste 7 dagen, gewist bij het afmelden.
• Meldingen en ontvangen berichten: tot de verwijdering van het dossier of van de account (ten hoogste 2 000 berichten per account voor de automatische ontvangst).
• Auditlog: tot op heden geen vastgestelde maximumduur.
• Back-ups: dagelijks wordt een versleutelde back-up gemaakt en naar Swiss Backup S3 verzonden. Lokale en externe kopieën ouder dan 30 dagen worden verwijderd nadat een nieuwe back-up op beide locaties is gemaakt en gecontroleerd. Verwijderde gegevens kunnen daardoor ongeveer 30 dagen in een back-up blijven staan. Als nieuwe back-ups mislukken, wordt de verwijdering opgeschort om de laatste kopie te bewaren totdat het incident is opgelost.
• Verwijdering: de gebruiker kan zijn dossiers, documenten, brieven, vervaldata en gesprekken verwijderen; de volledige verwijdering van een account en van zijn bestanden gebeurt door het beheer op verzoek aan info@zelnest.com.

Beveiliging

• AES-256-GCM-versleuteling van de bestanden, de uitgelezen teksten, de analyses, de gesprekken, de fiches, de mailboxtokens, de meldingen en de handgeschreven handtekeningen; de wachtwoorden worden bewaard in de vorm van een gezouten vingerafdruk (scrypt).
• Sessies via een willekeurig token waarvan alleen de vingerafdruk wordt opgeslagen; cookie die uitsluitend voor de server is bestemd (HttpOnly), niet doorgegeven door sites van derden (SameSite Strict).
• Controle van de herkomst van de verzoeken, scheiding van de gegevens per account en van de bestanden per gebruiker, groottebeperkingen en validatie van de bestanden in een afgezonderd proces.
• De toepassing laadt geen enkele externe bron (geen lettertypedienst, meting of reclame).
• Gekende beperkingen: de database is niet in haar geheel versleuteld (zie hierboven de indelingsgegevens), en de back-ups zijn hierboven beschreven.

Uw rechten

Naargelang de verwerking en onder de voorwaarden van de AVG kunt u toegang vragen tot uw gegevens, de verbetering, het wissen ervan of de beperking van de verwerking, u verzetten tegen bepaalde verwerkingen, en uw gegevens in een gestructureerd formaat ontvangen (er bestaat tot op heden geen automatische export: vraag er om). Wanneer de verwerking op uw toestemming steunt, kunt u die op elk moment intrekken zonder gevolgen voor wat eerder heeft plaatsgevonden. Schrijf naar info@zelnest.com; wij antwoorden binnen de termijn van één maand waarin de AVG voorziet. U kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Wijzigingen en ingangsdatum

Deze kennisgeving is van toepassing vanaf 27 oktober 2026. Een wijziging van dienstverlener, kanaal, duur of functie vereist een nieuwe verificatie van de tekst vóór de bijwerking ervan.