Politique de confidentialité

Responsable du traitement

Le responsable des traitements décrits ici est G&N Group srl, Graaf Joseph de Meeusstraat 6, 3090 Overijse, Belgique, numéro d'entreprise 0834.137.246. Pour toute question sur vos données ou pour exercer vos droits, écrivez à info@zelnest.com.

Portée de cette notice et paiements

Elle couvre le site d'information, l'essai sans compte, l'application et les abonnements. Lorsqu'un paiement de Pack est proposé, le parcours utilise Stripe : Stripe traite les données du moyen de paiement et les informations nécessaires à la transaction et à la prévention de la fraude ; Zelnest traite l'identité de facturation, le Pack, la période, le montant, la TVA, l'identifiant de la transaction et son état pour exécuter le contrat, établir la facture et gérer les droits. Zelnest ne reçoit pas le numéro complet de la carte. Stripe décrit ses propres traitements dans sa politique de confidentialité. Les fonctions ci-dessous s'appliquent selon votre Pack.

Lorsque vous consultez le site

Votre navigateur échange avec le serveur les données techniques nécessaires pour afficher les pages demandées, dont votre adresse IP. Dans le code de la vitrine examiné, aucun journal de visite, formulaire de contact, outil de mesure d'audience ni publicité n'a été constaté. Le site et l'application sont hébergés sur un VPS Infomaniak. Les éventuels journaux du système et de l'hébergeur, leur finalité et leur durée restent à vérifier.

Lorsque vous lancez un essai sans compte

Si l'essai sans compte est proposé, après votre accord (une case à cocher), le document que vous choisissez (PDF, JPG ou PNG, dans les limites indiquées dans les Conditions d'utilisation) est envoyé à l'application et lu automatiquement.

• Finalité : produire le résultat de l'essai et vous permettre de le retrouver, ou de créer un compte, sans redéposer le document.
• Base juridique : votre consentement, enregistré avec la version du texte accepté et l'heure.
• Données conservées, chiffrées : le document, son nom, le résultat et la langue choisie.
• Durée : 24 heures au plus pour tout essai, puis suppression automatique (un nettoyage périodique s'en charge, sans garantie à la minute près). Si vous créez un compte et reprenez votre essai, le document et le résultat passent dans votre dossier et sont retirés de l'espace d'essai.
• Votre navigateur garde seulement un identifiant d'analyse (voir la page Cookies).
• Une empreinte irréversible de votre adresse IP, et non l'adresse elle-même, limite le nombre d'essais par jour : elle est conservée avec l'essai pendant 24 heures et dans un compteur quotidien supprimé après deux jours environ. Base juridique : l'intérêt légitime de Zelnest à éviter un usage abusif de l'essai gratuit.
• Pour l'analyse complète, le texte lu du document est envoyé au fournisseur d'IA décrit plus bas, avec les numéros de compte bancaire masqués, après un accord distinct.

Création du compte et accès

Si la création de compte est proposée, vous indiquez une adresse e-mail, un mot de passe et votre langue ; un lien de confirmation, valable 24 heures, est envoyé à cette adresse et le compte n'existe qu'après votre clic. Le prénom et le nom sont ensuite demandés pour enregistrer la fiche personnelle. Le pays peut servir aux aides adaptées, mais n'est pas requis pour ouvrir le compte. L'administration peut aussi créer un compte à votre demande.

• Finalité : vous donner accès au service que vous demandez. Base juridique : ce service, dans le cadre des conditions d'utilisation que vous acceptez.
• Le mot de passe n'est jamais conservé en clair : seule une empreinte salée est gardée. La connexion repose sur un cookie de session (voir Cookies).
• Pendant la création, une demande contient votre adresse e-mail, votre nom, la langue, l'empreinte du mot de passe, l'empreinte de votre adresse IP (pour limiter les demandes abusives) et la date ; son lien expire après 24 heures. Les demandes expirées depuis plus de 7 jours sont purgées lors d'une inscription ultérieure acceptée, sans date fixe garantie pour leur suppression.
• Tout compte reçoit le pack gratuit à sa création.

Fiche personnelle

Les autres informations de votre fiche sont facultatives : téléphone, adresse, date de naissance, situation familiale et professionnelle, logement, revenus déclarés, sociétés (nom, numéro de TVA, siège, établissements, administrateurs), signatures de communication. Elles servent à préparer vos courriers et vos démarches et à adapter les aides proposées. Elles sont chiffrées dans la base. L'application vous invite à revoir votre fiche chaque année. Base juridique : votre demande ; vous pouvez modifier ou retirer chaque information à tout moment. L'administration de Zelnest peut consulter la fiche d'un compte (chaque consultation est journalisée) pour assister l'utilisateur. Zelnest ne demande ni ne conserve le numéro de registre national dans cette fiche ou ses parcours. Si un organisme l'exige, saisissez-le directement sur son portail ou son formulaire, hors de Zelnest.

Dossiers, documents, notes et échéances

Vous pouvez ajouter des documents (PDF, images, fichiers Word et Excel), des notes, des courriers et des échéances. Les fichiers, leur texte extrait, leurs traductions et leurs analyses sont chiffrés ; la lecture optique et la traduction des documents se font sur le serveur de Zelnest, sans envoi à un service externe. Certaines informations de classement (titres de dossiers, noms de fichiers, notes de dossier, titres, montants et dates d'échéances) sont stockées dans la base sans chiffrement applicatif ; les coordonnées de paiement et les contacts financiers sont chiffrés. Finalité : fournir les fonctions que vous demandez. Base juridique : ce service. Durée : jusqu'à ce que vous supprimiez l'élément ou que votre compte soit supprimé.

Analyses, estimations et chances

L'analyse d'un dossier lit les documents que vous avez ajoutés, contrôle des points avec leurs sources officielles, puis estime des chances et un niveau de confiance. Le résultat est conservé chiffré avec le dossier. Il s'agit d'une aide : aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard n'est prise uniquement par un traitement automatisé.

Lucie et intelligence artificielle

Plusieurs fonctions envoient du texte à un fournisseur d'intelligence artificielle : les questions à Lucie, l'analyse complète d'un dossier, la préparation d'un courrier, la lecture d'un courrier dans votre langue, la lecture d'un document autorisée par vous, et, avec votre accord, l'analyse complète de l'essai.

• Champs structurés de votre fiche inclus selon la fonction : prénom, âge calculé, pays, région, commune, code postal, situation, ménage, situation professionnelle, logement, revenus déclarés, informations sur vos sociétés. Champs structurés jamais inclus : nom de famille, adresse e-mail, téléphone, numéro de registre national, rue et coordonnées bancaires.
• Contenu libre : votre question, les derniers messages, le texte des documents choisis ou de ceux du dossier, les faits extraits, les échanges et notes du dossier, le courrier concerné et des extraits de sources officielles publiques sont envoyés tels quels. Ce contenu peut donc contenir les informations exclues ci-dessus, des données de santé, des données relatives à des infractions ou à des condamnations et des données de tiers : Zelnest ne les masque pas (seuls les numéros de compte bancaire reconnus sont masqués dans l'analyse de l'essai) et ne peut pas garantir qu'elles n'y figurent pas. N'incluez que ce qui est nécessaire.
• Avant de partager des éléments avec Lucie, l'application présente les données sélectionnées et demande une confirmation ; vous pouvez retirer un choix conservé. L'analyse d'un dossier exige votre accord dans la demande.
• Dans la configuration technique vérifiée, ces fonctions utilisent l'API d'OpenAI (api.openai.com) avec le modèle gpt-6-luna. Les appels à l'API Responses utilisent store:false ; ce paramètre ne supprime pas les journaux de surveillance des abus, qui peuvent contenir des requêtes et réponses et qu'OpenAI conserve jusqu'à 30 jours par défaut, sauf conservation plus longue prévue par sa documentation sur les données. Le fournisseur ou le modèle peuvent changer : cette notice doit alors être revue avant l'utilisation de la nouvelle configuration.
• Zelnest garde pour chaque appel seulement le fournisseur, le modèle, le nombre de jetons, l'état et la date, sans le contenu des échanges. Les conversations avec Lucie sont conservées chiffrées dans le dossier, sans date d'expiration, jusqu'à leur suppression.

Données particulières et données de tiers dans vos documents

Zelnest ne prend pas en charge les documents médicaux ni les contenus liés à des infractions ou à des condamnations ; les Conditions d'utilisation en interdisent le dépôt. Un fichier transmis par erreur peut néanmoins être lu techniquement avant que sa nature soit connue. Zelnest ne détecte pas automatiquement ces informations et ne peut pas garantir qu'elles soient masquées avant un envoi à l'IA que vous confirmez. Supprimez la pièce déposée par erreur ou contactez-nous. Les fichiers et analyses sont chiffrés, leur accès est limité à votre compte et leur suppression peut être demandée. Ne transmettez des données de tiers que si vous avez le droit de les utiliser.

Données nécessaires et conséquences d'un refus

Pour ouvrir un compte, l'adresse e-mail, le mot de passe, la langue et l'acceptation des conditions sont nécessaires. Le prénom et le nom sont demandés pour enregistrer la fiche personnelle; le pays peut être nécessaire pour des aides propres à un pays. Tous les autres champs sont facultatifs ; sans eux, certaines fonctions (courriers préremplis, aides adaptées) sont moins précises. Pour l'essai, votre accord est nécessaire pour lire le document ; sans accord, l'essai n'a pas lieu. Sans votre accord à un partage avec l'IA, les fonctions d'IA ne sont pas utilisées, et le classement, les échéances et la lecture locale des documents continuent de fonctionner. Aucune obligation légale ou contractuelle ne vous impose de fournir ces données.

Messagerie reliée et envoi de courriers

Un e-mail de test a été envoyé depuis l'administration du VPS et reçu, mais l'envoi de courriers clients n'a pas été testé. Si la fonction est activée, vous pouvez relier votre messagerie (Gmail, Microsoft ou un serveur SMTP, par exemple Infomaniak ou OVH). Les jetons d'accès ou mots de passe sont chiffrés et supprimés à la déconnexion. Selon le canal choisi, un courrier peut partir de votre messagerie reliée ou du serveur de messagerie de Zelnest configuré, uniquement après votre confirmation, avec le PDF et les pièces choisies. Si le canal Zelnest est en mode simulation, le message est enregistré sans être expédié. L'envoi (destinataire, objet, message) est conservé chiffré. Si vous autorisez la réception des réponses, Zelnest lit votre boîte de réception en lecture seule, toutes les 3 minutes environ, à partir de la date de connexion : seuls les messages qui correspondent à un dossier (référence d'un courrier, réponse à un courrier envoyé ou correspondant connu) sont conservés, chiffrés, avec leurs pièces jointes autorisées ; les autres sont ignorés. Vous pouvez aussi lancer une recherche dans l'historique de votre boîte pour un correspondant et une période, ou importer des fichiers .eml. Base juridique : votre demande.

Boîte documentaire et réponses par e-mail

Lorsque ce parcours est disponible, une adresse personnelle permet d'envoyer des documents par e-mail vers votre dossier « Boîte documentaire » : seul l'expéditeur dont l'adresse est celle de votre compte est accepté, les pièces jointes autorisées sont importées et le corps du message n'est pas conservé. Les réponses envoyées à l'adresse d'un dossier sont conservées chiffrées ; les expéditeurs inconnus sont mis en quarantaine pendant 30 jours.

Notifications et rappels

Les notifications de l'application (cloche) sont conservées chiffrées. Un e-mail de notification peut vous prévenir d'une réponse reçue (titre du dossier, expéditeur, objet, date) et, si vous l'activez, d'un rappel d'échéance (sans montant ni créancier). Aucune notification « push » du navigateur n'est utilisée. La connexion SMTP sortante du VPS a été vérifiée, sans test d'envoi réel de ces e-mails. Lorsqu'ils sont proposés, ces e-mails utilisent le canal configuré par l'administration.

Aides, logement, dettes et entreprises

Pour rechercher une entreprise, seul le numéro de TVA belge saisi est envoyé au service VIES de la Commission européenne (dix recherches par heure au plus). Les pages officielles publiques lues pour les aides sont demandées sans aucune donnée personnelle. Les formulaires PDF de logement sont produits sur le serveur de Zelnest et ne sont soumis à aucun organisme à votre place.

Demandes d'aide

Si vous écrivez à l'assistance dans l'application, votre sujet et vos messages sont conservés chiffrés et lus par l'administration, avec votre nom et votre e-mail. Si vous le cochez, un résumé limité (titre, pays, nombre de documents, enjeu, écarts et chances) est joint ; aucun texte de document n'est transmis.

Administration et journal d'audit

L'administration peut lister les comptes, consulter et modifier la fiche d'un compte, réinitialiser un mot de passe, supprimer un compte et configurer le service. Par l'application, elle ne peut pas lire vos dossiers, documents, courriers, e-mails, conversations ni échéances. Un journal d'audit enregistre des actions (connexions réussies, création ou consultation de documents, envois de courriers, actions d'administration) avec un identifiant technique, sans contenu et sans adresse IP ; il est conservé après la suppression d'un compte. Les clés de chiffrement étant détenues par l'exploitant du serveur, celui-ci peut techniquement accéder aux données chiffrées ; aucune séparation supplémentaire n'est décrite ici.

Destinataires et sous-traitants

Les données ne sont communiquées qu'à : OpenAI (pour les fonctions d'IA dans la configuration technique vérifiée) ; le fournisseur de la messagerie que vous reliez (Gmail, Microsoft ou le serveur SMTP que vous indiquez) ; la Commission européenne (service VIES, numéro de TVA seulement) ; le fournisseur du serveur de messagerie utilisé par l'administration pour les e-mails de service ; et l'hébergeur. Le VPS Infomaniak et Swiss Backup S3 sont utilisés pour l'hébergement et les sauvegardes du service. Un e-mail de test envoyé depuis l'administration du VPS a été reçu ; la boîte opérationnelle info@zelnest.com utilise Infomaniak, tandis que les rôles exacts et les lieux de traitement ne sont pas encore établis dans cette notice. Zelnest ne vend pas de données personnelles et n'utilise ni publicité ni mesure d'audience.

Transferts hors de l'Espace économique européen

L'usage de l'API OpenAI sur api.openai.com ne garantit pas une résidence des données dans l'EEE ; un traitement hors EEE est possible. L'avenant de traitement des données d'OpenAI prévoit, pour les transferts de données de l'EEE vers des filiales ou tiers situés hors EEE, des clauses contractuelles types ou une décision d'adéquation. L'application de cet avenant au compte Zelnest, les destinataires et les lieux de traitement effectifs restent à vérifier pour la configuration utilisée. Le service VIES est exploité par une institution de l'Union européenne. Une messagerie que vous reliez peut aussi entraîner un traitement par son fournisseur selon ses propres conditions.

Durées de conservation

• Essai sans compte : 24 heures au plus. Empreinte d'adresse IP de l'essai : 24 heures avec l'essai, compteur quotidien environ deux jours.
• Demande de création de compte : lien valable 24 heures; les demandes expirées depuis plus de 7 jours sont purgées lors d'une inscription ultérieure acceptée, sans date fixe garantie.
• Compte, fiche, dossiers, documents, notes, courriers, échéances, conversations et analyses : jusqu'à leur suppression par vous ou jusqu'à la suppression du compte ; aucune expiration automatique n'existe.
• Sessions : 7 jours au plus, effacées à la déconnexion.
• Notifications et messages reçus : jusqu'à suppression du dossier ou du compte (2 000 messages au plus par compte pour la réception automatique).
• Journal d'audit : sans limite de durée fixée à ce jour.
• Sauvegardes : une sauvegarde chiffrée est créée chaque jour et envoyée vers Swiss Backup S3. Les copies locales et distantes de plus de 30 jours sont supprimées après la création et la vérification d'une nouvelle sauvegarde sur les deux supports. Une donnée effacée peut donc rester dans une sauvegarde pendant environ 30 jours. Si les nouvelles sauvegardes échouent, la suppression est suspendue pour préserver la dernière copie jusqu'à résolution de l'incident.
• Suppression : l'utilisateur peut supprimer ses dossiers, documents, courriers, échéances et conversations ; la suppression complète d'un compte et de ses fichiers est faite par l'administration sur demande à info@zelnest.com.

Sécurité

• Chiffrement AES-256-GCM des fichiers, des textes extraits, des analyses, des conversations, des fiches, des jetons de messagerie, des notifications et des signatures manuscrites ; les mots de passe sont conservés sous forme d'empreinte salée (scrypt).
• Sessions par jeton aléatoire dont seule l'empreinte est stockée ; cookie réservé au serveur (HttpOnly), non transmis par les sites tiers (SameSite Strict).
• Contrôle de l'origine des requêtes, séparation des données par compte et des fichiers par utilisateur, limites de taille et validation des fichiers dans un processus isolé.
• Aucune ressource externe n'est chargée par l'application (pas de service de polices, de mesure ou de publicité).
• Limites connues : la base n'est pas chiffrée dans son ensemble (voir plus haut les informations de classement), et les sauvegardes sont décrites ci-dessus.

Vos droits

Selon le traitement et les conditions du RGPD, vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification, leur effacement ou la limitation du traitement, vous opposer à certains traitements, et recevoir vos données dans un format structuré (aucun export automatique n'existe à ce jour : demandez-le). Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment sans effet sur ce qui a eu lieu avant. Écrivez à info@zelnest.com ; nous répondons dans le délai d'un mois prévu par le RGPD. Vous pouvez aussi saisir l'Autorité de protection des données.

Modifications et date d'effet

Cette notice s'applique à partir du 27 octobre 2026. Un changement de prestataire, de canal, de durée ou de fonction exige une nouvelle vérification du texte avant sa mise à jour.