Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

Verantwortlich für die hier beschriebenen Verarbeitungen ist G&N Group srl, Graaf Joseph de Meeusstraat 6, 3090 Overijse, Belgien, Unternehmensnummer 0834.137.246. Bei Fragen zu Ihren Daten oder zur Ausübung Ihrer Rechte schreiben Sie an info@zelnest.com.

Geltungsbereich und Zahlungen

Diese Erklärung erfasst die Informationswebsite, den Test ohne Konto, die Anwendung und Abonnements. Wenn eine Zahlung für ein Pack angeboten wird, erfolgt sie über Stripe: Stripe verarbeitet Angaben zum Zahlungsmittel und zur Transaktion sowie zur Betrugsprävention; Zelnest verarbeitet Rechnungsidentität, Pack, Zeitraum, Betrag, MwSt., Transaktionskennung und Status zur Vertragserfüllung, Rechnungsstellung und Rechteverwaltung. Zelnest erhält nicht die vollständige Kartennummer. Stripes eigene Verarbeitungen stehen in seiner Datenschutzerklärung. Die folgenden Funktionen gelten je nach Pack.

Wenn Sie die Website besuchen

Ihr Browser tauscht mit dem Server die technischen Daten aus, die zur Anzeige der angeforderten Seiten erforderlich sind, darunter Ihre IP-Adresse. Im geprüften Website-Code wurden weder Besuchsprotokoll noch Kontaktformular, Reichweitenmessung oder Werbung festgestellt. Website und Anwendung werden auf einem Infomaniak-VPS gehostet. Mögliche System- und Hoster-Protokolle, ihr Zweck und ihre Aufbewahrungsdauer müssen noch geprüft werden.

Wenn Sie einen Test ohne Konto starten

Wenn der Test ohne Konto angeboten wird, wird nach Ihrer Zustimmung (ein Kontrollkästchen) das von Ihnen gewählte Dokument (PDF, JPG oder PNG, innerhalb der in den Nutzungsbedingungen angegebenen Grenzen) an die Anwendung gesendet und automatisch gelesen.

• Zweck: das Ergebnis des Tests zu erstellen und es Ihnen zu ermöglichen, es wiederzufinden oder ein Konto zu erstellen, ohne das Dokument erneut hochzuladen.
• Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung, gespeichert mit der Version des akzeptierten Textes und der Uhrzeit.
• Gespeicherte Daten, verschlüsselt: das Dokument, sein Name, das Ergebnis und die gewählte Sprache.
• Dauer: höchstens 24 Stunden für jeden Test, danach automatische Löschung (eine periodische Bereinigung übernimmt dies, ohne Garantie auf die Minute genau). Wenn Sie ein Konto erstellen und Ihren Test übernehmen, gehen das Dokument und das Ergebnis in Ihre Akte über und werden aus dem Testbereich entfernt.
• Ihr Browser behält nur eine Analysekennung (siehe die Seite Cookies).
• Ein nicht umkehrbarer Fingerabdruck Ihrer IP-Adresse, und nicht die Adresse selbst, begrenzt die Anzahl der Tests pro Tag: Er wird mit dem Test 24 Stunden lang und in einem Tageszähler, der nach etwa zwei Tagen gelöscht wird, aufbewahrt. Rechtsgrundlage: das berechtigte Interesse von Zelnest, einen missbräuchlichen Gebrauch des kostenlosen Tests zu vermeiden.
• Für die vollständige Analyse wird der gelesene Text des Dokuments, mit maskierten Bankkontonummern, nach einer gesonderten Zustimmung an den weiter unten beschriebenen KI-Anbieter gesendet.

Kontoerstellung und Zugang

Wenn Sie ein Konto erstellen können, geben Sie eine E-Mail-Adresse, ein Passwort und Ihre Sprache an; ein 24 Stunden gültiger Bestätigungslink wird an diese Adresse gesendet, und das Konto besteht erst nach Ihrem Klick. Vorname und Nachname werden anschließend benötigt, um das persönliche Profil zu speichern. Das Land kann für passende Hilfen dienen, ist aber für die Kontoeröffnung nicht erforderlich. Die Verwaltung kann auch auf Ihre Anfrage ein Konto erstellen.

• Zweck: Ihnen Zugang zu dem von Ihnen gewünschten Dienst zu gewähren. Rechtsgrundlage: dieser Dienst, im Rahmen der von Ihnen akzeptierten Nutzungsbedingungen.
• Das Passwort wird nie im Klartext gespeichert: Es wird nur ein gesalzener Fingerabdruck aufbewahrt. Die Anmeldung beruht auf einem Sitzungscookie (siehe Cookies).
• Während der Erstellung enthält eine Anfrage Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen, die Sprache, den Fingerabdruck des Passworts, den Fingerabdruck Ihrer IP-Adresse (um missbräuchliche Anfragen zu begrenzen) und das Datum; der Link verfällt nach 24 Stunden. Anfragen, deren Link seit mehr als 7 Tagen abgelaufen ist, werden bei einer späteren angenommenen Registrierung bereinigt; ein festes Löschdatum wird nicht garantiert.
• Jedes Konto erhält bei seiner Erstellung das kostenlose Pack.

Persönliches Profil

Die übrigen Angaben Ihres Profils sind freiwillig: Telefon, Adresse, Geburtsdatum, Familien- und Berufssituation, Wohnung, angegebene Einkünfte, Gesellschaften (Name, MwSt.-Nummer, Sitz, Niederlassungen, Verwaltungsratsmitglieder), Kommunikationssignaturen. Sie dienen dazu, Ihre Briefe und Ihre Schritte vorzubereiten und die vorgeschlagenen Hilfen anzupassen. Sie sind in der Datenbank verschlüsselt. Die Anwendung fordert Sie auf, Ihr Profil jedes Jahr zu überprüfen. Rechtsgrundlage: Ihre Anfrage; Sie können jede Angabe jederzeit ändern oder entfernen. Die Verwaltung von Zelnest kann das Profil eines Kontos einsehen (jede Einsicht wird protokolliert), um den Nutzer zu unterstützen. Zelnest fragt die Nationalregisternummer in diesem Profil und seinen Abläufen nicht ab und speichert sie dort nicht. Wenn eine Behörde sie verlangt, geben Sie sie direkt in deren Portal oder Formular außerhalb von Zelnest ein.

Akten, Dokumente, Notizen und Fristen

Sie können Dokumente (PDF, Bilder, Word- und Excel-Dateien), Notizen, Briefe und Fristen hinzufügen. Die Dateien, ihr extrahierter Text, ihre Übersetzungen und ihre Analysen sind verschlüsselt; die optische Texterkennung und die Übersetzung der Dokumente erfolgen auf dem Server von Zelnest, ohne Übermittlung an einen externen Dienst. Bestimmte Ordnungsangaben (Aktentitel, Dateinamen, Aktennotizen, Titel, Beträge und Daten von Fristen) werden ohne Verschlüsselung auf Anwendungsebene in der Datenbank gespeichert; die Zahlungsangaben und die finanziellen Kontakte sind verschlüsselt. Zweck: die von Ihnen gewünschten Funktionen bereitzustellen. Rechtsgrundlage: dieser Dienst. Dauer: bis Sie das Element löschen oder Ihr Konto gelöscht wird.

Analysen, Einschätzungen und Erfolgsaussichten

Die Analyse einer Akte liest die von Ihnen hinzugefügten Dokumente, prüft Punkte anhand ihrer amtlichen Quellen und schätzt dann Erfolgsaussichten und ein Vertrauensniveau. Das Ergebnis wird verschlüsselt mit der Akte aufbewahrt. Es handelt sich um eine Hilfe: Keine Entscheidung, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet, wird ausschließlich durch eine automatisierte Verarbeitung getroffen.

Lucie und künstliche Intelligenz

Mehrere Funktionen senden Text an einen Anbieter künstlicher Intelligenz: die Fragen an Lucie, die vollständige Analyse einer Akte, die Vorbereitung eines Briefes, das Lesen eines Briefes in Ihrer Sprache, das von Ihnen erlaubte Lesen eines Dokuments und, mit Ihrer Zustimmung, die vollständige Analyse des Tests.

• In die Funktion einbezogene strukturierte Felder Ihres Profils: Vorname, berechnetes Alter, Land, Region, Gemeinde, Postleitzahl, Situation, Haushalt, Berufssituation, Wohnung, angegebene Einkünfte, Angaben zu Ihren Gesellschaften. Niemals einbezogene strukturierte Felder: Familienname, E-Mail-Adresse, Telefon, Nationalregisternummer, Straße und Bankverbindung.
• Freier Inhalt: Ihre Frage, die letzten Nachrichten, der Text der gewählten Dokumente oder derjenigen der Akte, die extrahierten Fakten, die Korrespondenz und Notizen der Akte, der betreffende Brief und Auszüge aus öffentlichen amtlichen Quellen werden unverändert gesendet. Dieser Inhalt kann daher die oben ausgeschlossenen Angaben, Gesundheitsdaten, Daten zu Straftaten oder Verurteilungen und Daten Dritter enthalten: Zelnest maskiert sie nicht (nur erkannte Bankkontonummern werden in der Analyse des Tests maskiert) und kann nicht garantieren, dass sie dort nicht vorkommen. Fügen Sie nur hinzu, was erforderlich ist.
• Bevor Sie Elemente mit Lucie teilen, zeigt die Anwendung die ausgewählten Daten an und bittet um eine Bestätigung; Sie können eine gespeicherte Auswahl zurücknehmen. Die Analyse einer Akte erfordert Ihre Zustimmung in der Anfrage.
• In der geprüften technischen Konfiguration nutzen diese Funktionen die OpenAI-API (api.openai.com) mit dem Modell gpt-6-luna. Aufrufe der Responses API verwenden store:false; diese Einstellung beseitigt keine Protokolle zur Missbrauchsüberwachung. Diese können Anfragen und Antworten enthalten und werden von OpenAI standardmäßig bis zu 30 Tage aufbewahrt, vorbehaltlich längerer Aufbewahrung nach der Datendokumentation. Anbieter oder Modell können sich ändern: Dann muss diese Information vor der Nutzung der neuen Konfiguration erneut geprüft werden.
• Zelnest behält für jeden Aufruf nur den Anbieter, das Modell, die Anzahl der Tokens, den Status und das Datum, ohne den Inhalt der Austausche. Die Unterhaltungen mit Lucie werden verschlüsselt in der Akte aufbewahrt, ohne Ablaufdatum, bis zu ihrer Löschung.

Besondere Daten und Daten Dritter in Ihren Dokumenten

Zelnest unterstützt weder medizinische Dokumente noch Inhalte zu Straftaten oder Verurteilungen; die Nutzungsbedingungen verbieten das Hochladen solcher Inhalte. Eine versehentlich übermittelte Datei kann dennoch technisch gelesen werden, bevor ihre Art bekannt ist. Zelnest erkennt diese Angaben nicht automatisch und kann nicht garantieren, dass sie vor einer von Ihnen bestätigten Übermittlung an die KI ausgeblendet werden. Löschen Sie versehentlich hochgeladene Dateien oder kontaktieren Sie uns. Dateien und Analysen sind verschlüsselt, der Zugriff ist auf Ihr Konto beschränkt und Sie können die Löschung verlangen. Übermitteln Sie Daten Dritter nur, wenn Sie dazu berechtigt sind.

Erforderliche Daten und Folgen einer Verweigerung

Für die Kontoeröffnung sind E-Mail-Adresse, Passwort, Sprache und Zustimmung zu den Bedingungen nötig. Vorname und Nachname sind zum Speichern des persönlichen Profils erforderlich; das Land kann für länderspezifische Hilfen nötig sein. Alle anderen Felder sind freiwillig; ohne sie sind bestimmte Funktionen (vorausgefüllte Briefe, angepasste Hilfen) weniger genau. Für den Test ist Ihre Zustimmung zum Lesen des Dokuments erforderlich; ohne Zustimmung findet der Test nicht statt. Ohne Ihre Zustimmung zu einer Freigabe an die KI werden die KI-Funktionen nicht verwendet, und die Ablage, die Fristen und das lokale Lesen der Dokumente funktionieren weiter. Keine gesetzliche oder vertragliche Pflicht verpflichtet Sie, diese Daten bereitzustellen.

Verknüpftes Postfach und Briefversand

Eine Test-E-Mail wurde aus der VPS-Verwaltung versendet und empfangen, aber der Versand von Kundenbriefen wurde noch nicht getestet. Bei Aktivierung können Sie Ihr Postfach verknüpfen (Gmail, Microsoft oder ein SMTP-Server, zum Beispiel Infomaniak oder OVH). Die Zugangstoken oder Passwörter sind verschlüsselt und werden bei der Trennung gelöscht. Je nach gewähltem Kanal kann ein Brief über Ihr verknüpftes Postfach oder den eingerichteten Mailserver von Zelnest versendet werden, nur nach Ihrer Bestätigung, mit dem PDF und den gewählten Anhängen. Im Simulationsmodus von Zelnest wird die Nachricht ohne Versand gespeichert. Der Versand (Empfänger, Betreff, Nachricht) wird verschlüsselt aufbewahrt. Wenn Sie den Empfang der Antworten erlauben, liest Zelnest Ihren Posteingang schreibgeschützt, etwa alle 3 Minuten, ab dem Datum der Verbindung: Nur die Nachrichten, die einer Akte entsprechen (Referenz eines Briefes, Antwort auf einen versendeten Brief oder bekannter Korrespondent), werden verschlüsselt mit ihren erlaubten Anhängen aufbewahrt; die anderen werden ignoriert. Sie können auch eine Suche im Verlauf Ihres Postfachs für einen Korrespondenten und einen Zeitraum starten oder .eml-Dateien importieren. Rechtsgrundlage: Ihre Anfrage.

Dokumentenpostfach und Antworten per E-Mail

Wenn dieser Ablauf verfügbar ist, ermöglicht es eine persönliche Adresse, Dokumente per E-Mail in Ihre Akte „Dokumentenpostfach“ zu senden: Nur der Absender, dessen Adresse die Ihres Kontos ist, wird akzeptiert, die erlaubten Anhänge werden importiert, und der Nachrichtentext wird nicht aufbewahrt. Die an die Adresse einer Akte gesendeten Antworten werden verschlüsselt aufbewahrt; unbekannte Absender werden 30 Tage lang unter Quarantäne gestellt.

Benachrichtigungen und Erinnerungen

Die Benachrichtigungen der Anwendung (Glocke) werden verschlüsselt aufbewahrt. Eine Benachrichtigungs-E-Mail kann Sie über eine eingegangene Antwort informieren (Aktentitel, Absender, Betreff, Datum) und, wenn Sie dies aktivieren, über eine Fristerinnerung (ohne Betrag und Gläubiger). Es werden keine „Push“-Benachrichtigungen des Browsers verwendet. Die ausgehende SMTP-Verbindung des VPS wurde geprüft, ohne einen tatsächlichen Versand dieser E-Mails zu testen. Wenn diese E-Mails angeboten werden, werden sie über den von der Verwaltung konfigurierten Kanal versendet.

Hilfen, Wohnung, Schulden und Unternehmen

Für die Suche nach einem Unternehmen wird nur die eingegebene belgische MwSt.-Nummer an den Dienst VIES der Europäischen Kommission gesendet (höchstens zehn Suchen pro Stunde). Die für die Hilfen gelesenen öffentlichen amtlichen Seiten werden ohne jegliche personenbezogenen Daten abgerufen. Die PDF-Formulare zur Wohnung werden auf dem Server von Zelnest erstellt und an Ihrer Stelle bei keiner Stelle eingereicht.

Hilfeanfragen

Wenn Sie in der Anwendung an den Support schreiben, werden Ihr Thema und Ihre Nachrichten verschlüsselt aufbewahrt und von der Verwaltung gelesen, zusammen mit Ihrem Namen und Ihrer E-Mail-Adresse. Wenn Sie dies ankreuzen, wird eine begrenzte Zusammenfassung (Titel, Land, Anzahl der Dokumente, Streitwert, Abweichungen und Erfolgsaussichten) beigefügt; es wird kein Dokumententext übermittelt.

Verwaltung und Audit-Protokoll

Die Verwaltung kann die Konten auflisten, das Profil eines Kontos einsehen und ändern, ein Passwort zurücksetzen, ein Konto löschen und den Dienst konfigurieren. Über die Anwendung kann sie Ihre Akten, Dokumente, Briefe, E-Mails, Unterhaltungen und Fristen nicht lesen. Ein Audit-Protokoll zeichnet Handlungen auf (erfolgreiche Anmeldungen, Erstellung oder Einsicht von Dokumenten, Briefversand, Verwaltungshandlungen) mit einer technischen Kennung, ohne Inhalt und ohne IP-Adresse; es wird nach der Löschung eines Kontos aufbewahrt. Da die Verschlüsselungsschlüssel vom Betreiber des Servers gehalten werden, kann dieser technisch auf die verschlüsselten Daten zugreifen; eine zusätzliche Trennung wird hier nicht beschrieben.

Empfänger und Auftragsverarbeiter

Die Daten werden nur mitgeteilt an: OpenAI (für KI-Funktionen in der geprüften technischen Konfiguration); den Anbieter des Postfachs, das Sie verknüpfen (Gmail, Microsoft oder der von Ihnen angegebene SMTP-Server); die Europäische Kommission (Dienst VIES, nur die MwSt.-Nummer); den Anbieter des von der Verwaltung für die Dienst-E-Mails verwendeten Mailservers; und den Hosting-Anbieter. Der Infomaniak-VPS und Swiss Backup S3 werden für Hosting und Sicherungen des Dienstes verwendet. Eine Test-E-Mail aus der VPS-Verwaltung wurde empfangen; das erreichbare Kontaktpostfach info@zelnest.com nutzt Infomaniak, während die genauen Rollen und die Verarbeitungsorte in dieser Erklärung noch nicht festgestellt sind. Zelnest verkauft keine personenbezogenen Daten und verwendet weder Werbung noch Reichweitenmessung.

Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Die Nutzung der OpenAI-API unter api.openai.com garantiert keine Datenspeicherung im EWR; eine Verarbeitung außerhalb des EWR ist möglich. Der Datenverarbeitungszusatz von OpenAI sieht für Übermittlungen von EWR-Daten an verbundene Unternehmen oder Dritte außerhalb des EWR Standardvertragsklauseln oder einen Angemessenheitsbeschluss vor. Die Anwendbarkeit dieses Zusatzes auf das Zelnest-Konto sowie die tatsächlichen Empfänger und Verarbeitungsorte müssen für die verwendete Konfiguration geprüft werden. Der Dienst VIES wird von einer Einrichtung der Europäischen Union betrieben. Ein von Ihnen verknüpftes Postfach kann auch eine Verarbeitung durch seinen Anbieter nach dessen Bedingungen auslösen.

Aufbewahrungsdauern

• Test ohne Konto: höchstens 24 Stunden. Fingerabdruck der IP-Adresse des Tests: 24 Stunden mit dem Test, Tageszähler etwa zwei Tage.
• Anfrage zur Kontoerstellung: Link 24 Stunden gültig; seit mehr als 7 Tagen abgelaufene Anfragen werden bei einer späteren angenommenen Registrierung bereinigt, ohne festes Löschdatum.
• Konto, Profil, Akten, Dokumente, Notizen, Briefe, Fristen, Unterhaltungen und Analysen: bis zu ihrer Löschung durch Sie oder bis zur Löschung des Kontos; es besteht kein automatischer Ablauf.
• Sitzungen: höchstens 7 Tage, bei der Abmeldung gelöscht.
• Benachrichtigungen und empfangene Nachrichten: bis zur Löschung der Akte oder des Kontos (höchstens 2 000 Nachrichten pro Konto für den automatischen Empfang).
• Audit-Protokoll: ohne zum jetzigen Zeitpunkt festgelegte Höchstdauer.
• Sicherungen: Täglich wird eine verschlüsselte Sicherung erstellt und an Swiss Backup S3 übertragen. Lokale und externe Kopien, die älter als 30 Tage sind, werden nach Erstellung und Prüfung einer neuen Sicherung an beiden Orten gelöscht. Gelöschte Daten können dadurch ungefähr 30 Tage in einer Sicherung verbleiben. Falls neue Sicherungen fehlschlagen, wird die Löschung zum Schutz der letzten Kopie ausgesetzt, bis der Vorfall behoben ist.
• Löschung: Der Nutzer kann seine Akten, Dokumente, Briefe, Fristen und Unterhaltungen löschen; die vollständige Löschung eines Kontos und seiner Dateien erfolgt durch die Verwaltung auf Anfrage an info@zelnest.com.

Sicherheit

• AES-256-GCM-Verschlüsselung der Dateien, der extrahierten Texte, der Analysen, der Unterhaltungen, der Profile, der Postfach-Token, der Benachrichtigungen und der handschriftlichen Signaturen; die Passwörter werden in Form eines gesalzenen Fingerabdrucks (scrypt) aufbewahrt.
• Sitzungen über ein Zufallstoken, von dem nur der Fingerabdruck gespeichert wird; Cookie nur für den Server bestimmt (HttpOnly), nicht von Drittseiten übermittelt (SameSite Strict).
• Kontrolle des Ursprungs der Anfragen, Trennung der Daten nach Konto und der Dateien nach Nutzer, Größenbeschränkungen und Validierung der Dateien in einem isolierten Prozess.
• Die Anwendung lädt keine externen Ressourcen (kein Schriftarten-, Mess- oder Werbedienst).
• Bekannte Grenzen: Die Datenbank ist nicht als Ganzes verschlüsselt (siehe weiter oben die Ordnungsangaben), und die Sicherungen sind oben beschrieben.

Ihre Rechte

Je nach Verarbeitung und unter den Bedingungen der DSGVO können Sie Auskunft über Ihre Daten, deren Berichtigung, Löschung oder die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, bestimmten Verarbeitungen widersprechen und Ihre Daten in einem strukturierten Format erhalten (zum jetzigen Zeitpunkt besteht kein automatischer Export: Fordern Sie ihn an). Wenn die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit widerrufen, ohne dass dies das Vorangegangene berührt. Schreiben Sie an info@zelnest.com; wir antworten innerhalb der von der DSGVO vorgesehenen Frist von einem Monat. Sie können auch die Datenschutzbehörde anrufen.

Änderungen und Datum des Inkrafttretens

Diese Erklärung gilt ab dem 27. Oktober 2026. Ein Wechsel des Dienstleisters, des Kanals, der Dauer oder einer Funktion erfordert vor der Aktualisierung eine erneute Überprüfung des Textes.